Konferenzen und Meetings

Das richtige Abwickeln von Konferenzen und Meetings ist im heutigen Business ein wichtiger Faktor geworden. Diese Seiten bieten Ihnen einen Überblick über die wesentlichsten Faktoren.

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Meetings perfekt vorbereiten

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Ein Meeting sollte perfekt vorbereitet werden. Nachdem die Anzahl der Teilnehmer feststeht, können die entsprechenden Räume gemietet werden. Meistens werden Angebote eingeholt, denn die Kosten für die Anmietung eines Konferenzraumes sind unterschiedlich hoch. Es muss überlegt werden, ob es zwischendurch eine Kaffeepause mit einem kleinen Imbiss gibt oder sogar ein gemeinsames Mittagessen. Die Getränke müssen ausgewählt werden und auch der entsprechende Imbiss. Die Firmen setzen im Allgemeinen ein Limit fest und in diesem Bereich kann der Mitarbeiter die Getränke und Mahlzeiten für die Teilnehmer auswählen. Die Konferenzräume der Firmen sind fast immer mit der entsprechenden Tagungstechnik ausgestattet. Es stehen Flipcharts, Overheadprojektoren und Beamer zur Verfügung. Für Meetings in einem Hotel oder einem Tagungshotel muss die Tagungstechnik teilweise dazugemietet werden, manchmal ist sie aber auch im Preis enthalten. Häufig ist es günstiger, wenn der Veranstalter des Meetings seinen eigenen Beamer mitbringt. Vor Beginn des Meetings ist es ratsam, den Raum noch einmal zu überprüfen, ob auch alles vorhanden ist. Auf dem Platz eines jeden Teilnehmers sollten ein Glas und Tasse stehen sowie einige Briefbögen, ein Stift sowie die Tagungsordnung. Die Getränke, Wasser und Säfte, stehen gruppenweise auf den Tischen.

Der Veranstalter und auch die Teilnehmer, die einen Vortag halten müssen, sollten sich gut auch auf das Meeting vorbereiten. Im Allgemeinen wird heute eine Präsentation am Computer erarbeitet. Sehr selten wird noch ein Vortrag mit Folien gehalten. Die Präsentation muss perfekt erarbeitet werden und den dazu passenden Vortrag sollte der Vortragende beherrschen. Die Mitarbeiter, die häufig bei Meetings etwas vortragen, haben damit kaum noch ein Problem. Allerdings ist es für jeden, der so etwas das erste Mal macht, etwas schwieriger. Empfohlen wird, dass der Mitarbeiter den Vortrag trainiert und schon mal vorab vor seinen Kollegen hält. Die Kollegen können ihm noch Ratschläge erteilen, sollte einiges nicht einwandfrei vorgetragen worden sein. Selbstredend ist, dass die Präsentation im PC einwandfrei ist. Auf die anschließende Diskussionsrunde sollten sich die Teilnehmer auch vorbereiten und sich entsprechende Fragen und Punkte notieren, damit sie die Antworten parat haben. Angenehm für alle Teilnehmer ist es, wenn es von dem Vortrag für jeden eine kurze Zusammenfassung gibt, auf der die wichtigsten Punkte notiert sind. Diese Informationen können schnell nach dem Vortrag durchgereicht werden.