Konferenzen und Meetings

Das richtige Abwickeln von Konferenzen und Meetings ist im heutigen Business ein wichtiger Faktor geworden. Diese Seiten bieten Ihnen einen Überblick über die wesentlichsten Faktoren.

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Moderation will gelernt sein

Die Moderation einer Konferenz

Die Leitung eines Meetings ist nicht einfach und muss auch erlernt werden. Vor Beginn der Meetings erhalten die Teilnehmer einen Terminplan, aus dem die Tagungspunkte ersichtlich sind. Zusätzlich sind Zeiten angeben, wie lange ein Vortrag dauern sollte. Der Moderator begrüßt die Teilnehmer und stellt jeweils vor dem Vortrag den Vortragenden kurz vor. Jeder hat es schon in einem Meeting oder in einer Konferenz erlebt, dass der Vortragende endlos lange über uninteressante Dinge spricht und seine Zeit nicht einhält, sondern weit überschreitet. Es ist ermüdend und nach einer gewissen Zeit hört keiner mehr hin. In diesem Fall muss der Moderator eingreifen und auf die Zeitüberschreitung aufmerksam machen, damit aus einem geplanten Meeting von drei Stunden, kein Meeting über fünf Stunden wird. Der Moderator ist für den zügigen Ablauf des Meetings verantwortlich und sollte immer den Zeitplan im Auge behalten.

Schwieriger wird es in der anschießenden Diskussionsrunde, für die normalerweise eine bestimmte Zeit veranschlagt wird. Viele haben zu den Vorträgen und bestimmten Punkten der Tagungsordnung Fragen. Häufig nutzen Teilnehmer diese Gelegenheit, um ihren Vortrag weiter auszuführen und lassen andere nicht mehr zu Wort kommen. Auch hier muss der Moderator eingreifen. Bei einer guten Moderation oder Leitung eines Meetings gibt es kaum eine Zeitüberschreitung, da der Leiter immer wieder auf den jeweiligen Punkt zurückkommt und keine Abschweifungen zulässt. Deshalb sollten junge Mitarbeiter bei ihren ersten Meetings die älteren Kollegen, die ein Meeting führen genau beobachten und lernen, wie eine gute Konferenz geleitet wird. Denn nichts ist frustrierender als einen Tag im Meeting zu verbringen, ohne dass dabei Resultate erzielt wurden. Bei einer guten Moderation werden die Tagungspunke nach und nach abgearbeitet und sobald jemand vom Thema abschweift, greift der Moderator ein und führt die Teilnehmer zum Thema zurück. Dazu gehört Geschick und Durchsetzungsvermögen des Moderators und vor allen Dingen Erfahrung in der Führung von Meetings und Konferenzen.