Wie präsentieren bei einem Meeting

Präsentationen bilden das Zentrum vieler Meetings. Entscheider sitzen zusammen und brauchen aus allen Fachrichtungen verständliches Feedback, damit sie sich strategisch auf eine Richtung einigen können. Wie aber sieht die perfekte Präsentation aus? Das ist abhängig von der Zielgruppe und beinhaltet auch die Wahl der richtigen Technologie, die bei ihr ankommt und die zum Ergebnis führt.

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Präsentationstechnologie: von Whiteboards und Beamern

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Präsentationen, die Zahlen, Grafiken, schriftliche Informationen und andere Elemente dieser Art beinhalten, die sich anders nicht darstellen lassen, kommen um den Beamer nicht herum. Er setzt die Erstellung einer Präsentation mit einer entsprechenden Software voraus. Microsoft PowerPoint ist eine der bekanntesten und meistbenutzten Softwarelösungen. Apple-User würden eher die Apple-Alternative Keynote verwenden, die für ihre anspruchsvolle grafische Aufbereitung bekannt und beliebt ist. Wenn hingegen Schlagworte festgehalten werden oder ein Prozess dynamisch gezeigt werden soll, der keine Zahlen beinhaltet, dann würde sich ein Whiteboard oder ein Flipchart eignen. Darauf zeichnet der Redner interaktiv während der Präsentation auf, was er abbilden will.

Von Konferenzen und Unkonferenzen

Die klassische Konferenz kennt jeder. Manchmal ist sie notwendig; man betritt den Raum, sieht sich die präsentierten Inhalte an, und dann beginnt die Diskussionsrunde. Wenn es um die Vorstellung von Firmenergebnissen und ähnlichen Inhalten geht, dann ist sie genau das richtige Format. Die Unkonferenz ist, wie der Name schon sagt, keine Konferenz. Hierbei gestalten die Teilnehmer die Inhalte frei, was etwa für kreative Prozesse ein förderlicher Weg ist und weit mehr Kreativität und Interaktion zulässt als eine Konferenz. Beliebt sind auch Mischformen, bei denen zunächst alle wichtigen Erhebungen und Inhalte präsentiert werden, um dann die Unkonferenz einzuleiten und den Teilnehmern die Verarbeitung dieses Inputs zu überlassen.

Sprache: Hauptkanal der Kommunikation

Bei einer Präsentation ist die Sprache nebst der Präsentation selbst der Hauptkanal aller Kommunikation. Rhetorische Fähigkeiten sind deswegen das A und O einer gelungenen Präsentation - und letztlich eine Sache der Übung. Es gibt ganze Bücher darüber, wie die Rhetorik bei einer Präsentation gehandhabt werden kann, doch mit folgenden einfachen Regeln kommt man auch ohne solche Erfahrungen schon sehr weit:

Langsam sprechen: Im Zwiegespräch stimmt das Sprachtempo, denn wir orientieren uns dabei aneinander. Wenn wir aber einen Frontalvortrag halten, haben wir dieses Feedback nicht und es fällt schwer, das Sprachtempo genau richtig zu skalieren. Wer betont langsam spricht, solange es sich noch natürlich anfühlt, hat in der Regel genau das richtige Tempo gefunden.

Aufzeigen und erklären: Nicht alle Zuhörer werden jeden einzelnen Inhalt so verstehen wie der Präsentationsersteller selbst. Deswegen kann man dem einfachen Schema folgen, zunächst den Inhalt kurz und knapp zu umreißen und ihn dann bündig zu erklären, auch wenn es Teilnehmer gibt, die darauf nicht angewiesen sind. Das gilt umso mehr für eigene Thesen. Kurz umreißen und begründen, wie man auf sie gekommen ist.

Sprachtechnik durch Atmung: Eine ruhige Atmung trägt viel zur natürlichen und klaren Sprache bei Präsentationen bei. Nervosität ist in Ordnung, sie darf sich aber nicht beschleunigend auf die Atmung auswirken. Tiefe, langsame Atemzüge wiederum helfen, Nervosität zu senken und damit auch Sprachtempo und Lautstärke zu regulieren.

Gefühl für die Lautstärke: Die Atmung beim Präsentieren wirkt sich massiv auf die Lautstärke aus. Wenn die eigene Stimme klar, deutlich und langsam wirkt, aber noch nicht dominant, dann stimmt in der Regel auch die Lautstärke. Ein paar Praxistests, bevor es ernst wird, helfen bei der Entwicklung eines Gefühls für die perfekte Lautstärke.

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