Konferenzen und Meetings

Das richtige Abwickeln von Konferenzen und Meetings ist im heutigen Business ein wichtiger Faktor geworden. Diese Seiten bieten Ihnen einen Überblick über die wesentlichsten Faktoren.

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Meeting-Protokolle: Was gehört hinein,
wie schafft man Verbindlichkeit

Protokolle: Checkliste

Zu jedem Meeting muss auch ein Protokoll geschrieben werden. Vor Beginn eines Meetings sollte geklärt werden, ob es sich um Protokoll oder evtl. sogar um eine Niederschrift handeln soll. Bei einer Niederschrift wird jedes Wort eines jeden Teilnehmers notiert und im Protokoll aufgenommen. Solch ein Protokoll ist bei Sitzungen, in denen wichtige und strittige Entscheidungen getroffen werden, sinnvoll. Bei den üblichen Protokollen, wird allerdings nur eine Zusammenfassung des Meetings wiedergegeben. Es gibt Protokolle, die zu jedem Punkt der Tagungsordnung eine Zusammenfassung beinhalten und es gibt Protokolle, die nur kurz auf das Gesamtmeeting eingehen. Die häufigste Form, die für ein Protokoll benutzt wird, ist das Protokoll, in dem zu jedem Punkt eine Zusammenfassung geschrieben wird.

Im Protokoll muss zwingend stehen, wann und wo das Meeting stattgefunden hat, also mit Ort und Datum. Auch der Grund des Meetings oder der Konferenz muss im Protokoll vermerkt sein. Alle Teilnehmer müssen namentlich aufgeführt werden. Am besten ist es, man lässt zu Beginn des Meetings eine Liste herumgehen, in die sich jeder mit seinem Namen und dem Namen seiner Firma einträgt, dann hat der Protokollführer die Namen für das Protokoll parat. Die Tagungsordnungspunkte müssen von der Einladung, die mit der Veranstaltung überstimmen sollten, übernommen werden. Zu jedem Tagungsordnungspunkt muss der Protokollführer eine kurze Zusammenfassung schreiben. Dabei werden die wichtigsten Ergebnisse wieder gegeben und auch die Namen genannt, wenn z.B. in der Diskussionsrunde Herr X einen Kommentar abgegeben hat, dann sollte auch sein Name genannt werden. Das Protokoll muss vom Protokollführer unterschrieben werden. Jeder Teilnehmer erhält eine Kopie des Protokolls. Wichtig ist das Protokoll, allerdings in erster Linie die Teilnehmerliste des Protokolls mit den Originalunterschriften der Teilnehmer, auch für die Buchhaltung. Es ist Bestandteil der Abrechnung über die Kosten des Seminars. Am Ende des Protokolls muss vermerkt werden, wann und wo das nächste Meeting stattfinden wird. Meistens einigen sich die Teilnehmer am Ende der Sitzung auf den Ort und das Datum.

Alle diese Hinweise zu den Meeting-Protokollen sind Bestandteil jeder modernen Form von Marketing Beratung und sollten von Firmen, die erfolgreich sein wollen, in jedem Fall berücksichtigt werden.